Privacybeleid

Datum laatste wijziging: 3 maart 2021

Algemeen

Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online. Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen. Hoe we met je gegevens omgaan staat hier beschreven.

Definities

• Vereniging: Scouting Hilvarenbeek St. Adrianus
  • Bukkumweg 30c, 5081CT Hilvarenbeek, KVK 17220734
  • Scouting vereniging van Hilvarenbeek, lokaal welzijnswerk
• Beheersstichting Scouting Hilvarenbeek
  • Bukkumweg 30c, 5081CT Hilvarenbeek, KVK 41097633
  • Beheersen van de faciliteiten voor de vereniging
• Leden zijn ingeschreven als lid bij de vereniging Scouting Hilvarenbeek St. Adrianus
• Ouders zijn de volgens wet beschreven ‘Juridisch ouderschap’ van het lid
• Speltak is een leeftijdsklasse, iedere speltak heeft zijn eigen leiding
• Scouting Nederland: Landelijke orgaan van Scouting, gevestigd te Leusden
• Scouts Online: Ledenadministratiesysteem van Scouting Nederland

Informeren Privacybeleid

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese regelgeving en vervangt per 25 mei 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens. Omdat wij als scouting ook gegevens vastleggen zullen we hieronder proberen, zo eenvoudig mogelijk, te beschrijven: welke gegevens we vastleggen; waarvoor we ze gebruiken; hoe de gegevens zijn in te zien; hoe je kunt in/uitschrijven en hoe je gegevens kunt verwijderen.

Dit privacybeleid is te vinden onder Privacybeleid op de diverse plekken (inschrijfformulier, gezondheidsformulier en nieuwsbrief) zal worden verwezen naar deze pagina.

Bij eerste contact met een (potentieel lid) zal duidelijk worden gemaakt waar ons privacybeleid beschikbaar is. Dit kan bijvoorbeeld door een verwijzing naar het privacybeleid in de e-mail correspondentie.

Huidige leden worden eenmalig geïnformeerd over deze wijziging van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei 2018 in zal gaan. Deze zal per e-mail naar de ouders worden gestuurd door de ledenadministratie.

Mocht je het met onderstaande niet eens zijn, of dit privacybeleid zouden onvolledig zijn, dan is het mogelijk contact op te nemen met het bestuur van de vereniging: bestuur@scoutinghilvarenbeek.nl.

Inschrijfformulieren en ledenadministratie

Inschrijven en uitschrijven van een lid gaat via onze ledenadministratie, per email: ledenadministratie@scoutinghilvarenbeek.nl. Een inschrijfformulier bevat de persoonsgegevens (naam en geboortedatum lid), adresgegevens, telefoonnummers, e-mail adressen van het lid en van de ouders. Verder is het mogelijk een machtiging door te geven voor de jaarlijkse contributie.

De namen, telefoonnummers en e-mailadressen worden gebruikt om contact met de ouders en/of lid op te nemen. Geboortedatum wordt gebruikt om te bepalen in welke leeftijdsklasse het lid zit.

Naast de ledenadministratie kan alleen leiding van de betreffende groepen bij deze gegevens (zie onderdeel ‘leiding en ledenlijsten’). Mochten gegevens niet juist zijn, contactgegevens gewijzigd worden of om aan te geven dat gegevens niet gedeeld mogen worden, dan kan het lid (of ouders) zelf ook inloggen bij Scouts Online. Of contact opnemen met de ledenadministratie.

Het aan- of afmelden van leden kan alleen bij de ledenadministratie. De ledenadministratie zal vervolgens de leiding van de betreffende groep informeren over de aanmelding of afmelding. Gegevens worden voor historische doeleinden wel bewaard in Scouts Online. Voor het beleid over het bewaren van deze gegevens en het verwijderen hiervan verwijzen we naar www.scouting.nl/privacy.

Machtigingen worden gebruikt om 1x per jaar de contributie af te schrijven. Indien geen machtiging is doorgegeven zal een factuur naar het postadres worden gestuurd. De betalingen lopen alleen via de ledenadministratie. Het is mogelijk een machtiging in te trekken, neem hiervoor contact op met de ledenadministratie.

Leiding en ledenlijst

De leiding kan via Scouts-Online de ledenlijst van zijn eigen speltak bekijken. Hierbij gaat het om de naam, contactgegevens en geboortedatum van de leden en de namen en contactgegevens van de ouders. De gegevens uit deze ledenlijst worden alleen als doeleinde gebruikt om contact op te kunnen nemen en te bepalen wat de leeftijd is van het lid.

De lijsten worden niet onderling tussen de speltakken uitgewisseld. Aan het eind van het seizoen worden alleen de namen doorgegeven aan de groep waar het lid naartoe gaat. Het ‘overvliegen’ naar de volgende speltak wordt aan de ledenadministratie doorgegeven, door de leiding van de huidige speltak. Dit kan de leiding doen via Scouts Online (hiervoor moet de ledenadministratie nog wel een bevestiging geven) of door de namen door te geven aan de ledenadministratie.

Wanneer een ledenlijst wordt afgedrukt ‘hard-copy’, dan wordt deze bewaard in een map. Deze map staat in de kast die alleen voor de leiding van de speltak toegankelijk is. Aan het eind van het seizoen, na de zomervakantie, wordt de ‘hard-copy’ vernietigd.

Er zijn activiteiten waarbij voor de veiligheid (bijvoorbeeld brandverzekering) in het huurcontract van gebouw en/of terrein is opgenomen om een ledenlijst aan te leveren, ‘hard-copy’. In het beleid van betreffende verhuurder staat dat de gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt dan bovenstaande. Na de activiteit zal deze weer in beslag worden genomen door de leiding van de speltak en zal vervolgens worden vernietigd.

Activiteiten waarbij de ledengegevens wel voor andere doeleinden worden gebruikt, bijvoorbeeld voor de inschrijving van landelijke activiteiten, dan wordt aan de ouders van de leden om toestemming gevraagd. Hiervoor geldt het privacybeleid van de betreffende activiteit.

De leiding verstuurd soms aanvullende informatie over de speltak activiteiten naar e-mailadressen die aan de ledenadministratie zijn doorgegeven. Bij het versturen van deze informatie wijzen we de leiding er op om deze BCC te versturen zodat de e-mailadressen niet bij iedereen bekend worden.

Enkele speltakken gebruiken een Whatsapp-groep, om meldingen over activiteiten naar hun leden en/of ouders te versturen. De leiding wordt geïnstrueerd om alleen via een uitnodiging ouders aan een dergelijke groep toe te voegen. Mocht je het niet op prijs willen stellen, laat dit dan aan de leiding van de speltak weten.

Gezondheidsformulieren

We hebben binnen Scouting Hilvarenbeek een algemeen gezondheidsformulier dat we voor alle speltakken gebruiken. Dit formulier bevat de persoonlijke gegevens van een lid, contactgegevens van de ouders, eventueel een 2de contactpersoon.

In de gezondheidsformulier wordt ook gevraagd om eventuele medicatie, allergieën en diëten op te geven. Deze zal alleen ten behoeve van gezondheid van het lid worden gebruikt.

Mocht dit formulier niet duidelijk zijn of dit niet graag willen invullen dan is het ook mogelijk deze onderling aan de leiding van de speltak door te geven.

De vraag ‘Welke zwemdiploma’s heeft uw kind?’ en ‘Kan uw kind zelfstandig zwemmen?’ dient voor de veiligheid van het lid, indien we gaan zwemmen of op het water begeven (zeilboot).

De gegevens worden gebruikt om in geval van nood contact te kunnen opnemen met de ouders of contactpersonen die in het formulier staan. De overige gegevens, zoals: gegevens huisarts en polisnummer, worden ook alleen in geval van nood gebruikt, indien ouders of contactpersonen niet bereikbaar zijn.

Het gezondheidsformulier wordt door de leiding zelf in ontvangst genomen en worden in mappen verzameld. Deze map staat in de kast van de speltak bij de Vereniging en is alleen voor de leiding van die speltak toegankelijk.

Het gezondheidsformulier wordt ieder jaar gevraagd opnieuw in te vullen, waarbij de oude formulieren worden vernietigd. Bij uitschrijven of bij het ‘overgooien’ van het lid zal de leiding het formulier vernietigen.

Overige inschrijfformulieren voor activiteiten

Bij enkele activiteiten wordt gevraagd een formulier (of digitaal via e-mail) in te vullen met naam en of het lid aan de activiteit meedoet. Deze zal ook alleen gebruikt worden zodat bekend is hoeveel personen bij de activiteit aanwezig zijn. Deze worden per speltak verzameld in een map. Deze map staat in de kast van de Vereniging die alleen voor de leidinggroep van die speltak toegankelijk is. Deze gegevens worden direct na de activiteit vernietigd.

Nieuwsbrief

Om de leden en ouders te informeren over de activiteiten binnen onze scoutinggroep hebben we een nieuwsbrief. Voor de nieuwsbrief wordt een maillijst gebruikt. Deze maillijst wordt vanuit de ledenadministratie aangemaakt en bestaat enkel en alleen uit e-mailadressen van de leden en/of ouders. We maken gebruik van de online dienst MailChimp om een nieuwsbrief naar deze maillijst te versturen.

Door MailChimp wordt automatisch bijgehouden wanneer een mail is verstuurd, geopend en welke linkjes zijn aangeklikt. Deze analyse gegevens zijn alleen toegankelijk voor commissie Nieuwsbrief en zullen niet gedeeld worden met een 3de partij.

Het is mogelijk om voor leden en ouders om zich af te melden voor de nieuwsbrief. Bij iedere nieuwsbrief staat onderin een link om af te melden. Het afmelden als lid kan bij de ledenadministratie (zie kopje ‘Inschrijfformulieren en ledenadministratie’).

Voor meer informatie over het privacybeleid van MailChimp verwijzen we naar mailchimp.com/legal/privacy/ (engels). Hierin staat, onder andere in hoofdstuk 2 ‘Members’ §D ‘Member Distribution Lists’, beschreven dat de maillijsten niet met 3de partijen worden uitwisseld.

Foto’s en beeldmateriaal

Tijdens de activiteiten bij Scouting worden ook foto’s en filmpjes (=beeldmateriaal) gemaakt door de leiding. Deze worden niet, zonder toestemming van de ouders, gebruikt voor openbare publicaties zoals bijvoorbeeld Facebook, de website, posters of de krant. Een lid mag alleen onherkenbaar zijn (gezicht niet herkenbaar in beeld) bij openbare publicaties. Het beeldmateriaal waarbij leden herkenbaar zijn mag alleen binnen de eigen speltak worden getoond.

Aan het eind van het seizoen wordt door enkele speltakken een (kamp)film gemaakt. Deze wordt alleen binnen de eigen speltak gebruikt en uitgegeven. Een kamp-film mag hierbij, wanneer leden herkenbaar in beeld zijn en zonder toestemmingen, niet online worden geplaatst.

Het beeldmateriaal (foto’s en video’s) zullen voor historische doeleinden, zowel afgedrukt, en digitaal, worden bewaard. Deze staan in de kast bij de vereniging die alleen voor de leidinggroep van deze speltak toegankelijk is.

Mocht er bezwaar zijn voor de opslag van het beeldmateriaal van een lid, dan kunnen de ouders dat aangeven bij de leiding.

Website

Onze website bevat geen gegevens over de leden.

G-Suite

We maken gebruik van G-Suite om gegevens onderling uit te wisselen. Dit is een cloud-opslag van Google, hieronder hebben we een eigen domein waarbij we alle leiding en bestuursleden voorzien van een account. Deze wordt voornamelijk gebruikt voor e-mail en documenten te delen. Let op dat persoonlijke gegevens niet langer dan nodig bewaard mag blijven, zie eerdere bepaling.

• Meer informatie over de beveiliging hiervan vindt u hier.
• De relevante modelcontractbepalingen vindt u hier.
• Het amendement gegevensverwerking vindt u hier.

Wijzigingen privacybeleid

Scouting Hilvarenbeek behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om regelmatig dit privacybeleid te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via deze pagina.

Disclaimer

De inhoud van www.scoutinghilvarenbeek.nl is met de grootste zorg samengesteld. Hoewel Scouting Hilvarenbeek tracht juiste, volledige en actuele informatie uit betrouwbaar geachte bronnen aan te bieden, verstrekt Scouting Hilvarenbeek expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via deze internetsite aangeboden informatie juist, volledig of actueel is.